Розгляд запитів на надання інформації

Порядок надання, відмови, підтримування, надання повторної сертифікації, розширення, поновлення, скорочення, призупинення або скасування оцінки відповідності

 

 

Первинний аудит та сертифікація

 

1.        Організація-клієнт подає до ООВ Заявку на проведення сертифікації системи управління.

ООВ  реєструє Заявку,  здійснює аналізування її та додаткової інформації.

Після аналізування, ООВ повинен прийняти або відхилити заявку на сертифікацію.

Базуючись на цьому аналізуванні, ООВ визначає компетентність, необхідну для групи з аудиту і для прийняття рішення щодо сертифікації.

Формується Висновок щодо можливості проведення робіт із сертифікації за результатами опрацювання   заявки та  наданих документів.

2.      Після прийняття заявки на сертифікацію ООВ:

-      готує Договір на проведення робіт з сертифікації системи управління;

-      розробляє Програму  робіт за заявкою на проведення  сертифікації системи управління;

-      формує групу з аудиту;

-      визначає тривалість аудиту;

-      складає план аудиту;

-   визначає цілі, сфери та критерії аудиту.

3.      Проводиться попередня оцінка системи управління (перший етап аудиту)

Перший етап аудиту проводиться, щоб:

a) проаналізувати документацію системи менеджменту клієнта;

б) оцінити конкретний стан клієнта і умови розташування виробничих об’єктів, а також здійснити обговорення з персоналом клієнта з метою визначення готовності для аудиту другого етапу;

в) проаналізувати стан клієнта та його розуміння щодо вимог стандарту, зокрема стосовно визначення ключових характеристик або суттєвих аспектів, процесів, цілей і функціонування системи менеджменту;

г) зібрати необхідну інформацію щодо сфери системи менеджменту, включаючи: ділянки клієнта, процеси та обладнання, встановлені рівні контролю, застосовні   законодавчі та регуляторні вимоги;

д) проаналізувати розподіл ресурсів для проведення аудиту другого етапу і погодити з клієнтом деталі аудиту другого етапу;

е) забезпечити конкретизацію планування аудиту другого етапу завдяки досягненню достатнього розуміння системи менеджменту клієнта і діяльності його дільниць в контексті стандарту на систему менеджменту  або інших нормативних документів;

ж) оцінити, чи планують і провадять внутрішні аудити і аналізування з боку керівництва, і чи ступень запровадження системи менеджменту підтверджує готовність клієнта для аудиту другого етапу.

4. Остаточна перевірка і оцінка системи управління (другий етап сертифікаційного аудиту).

Аудит другого етапу проводиться на місці розташування клієнта.

Він повинен охоплювати щонайменше, таке:

a) інформацію та докази відповідності всім вимогам застосовного стандарту на систему менеджменту або іншого нормативного документа;

б) провадження моніторингу, вимірювання, звітування і аналізування щодо ключових цілей і завдань (узгоджених з очікуваннями у застосованому стандарті на систему менеджменту або іншому нормативному документі);

в) дотримання системою менеджменту клієнта і його діяльністю законодавчих, регуляторних та договірних вимог;

г) оперативне керування процесами клієнта;

д) провадження внутрішніх аудитів і аналізування з боку керівництва;

е) відповідальність керівництва клієнта за власні політики.

5. Формується звіт та приймається рішення щодо сертифікації.

 

Рішення щодо сертифікації

 

 Дії, що передують прийняттю рішення

Орган з сертифікації перед прийняттям рішення щодо надання сертифікації, розширення або скорочення сфери сертифікації, надання повторної сертифікації, призупинення або поновлення, або скасування сертифікації проводить:

а) аналізування чи є достатньою інформація, що надана групою з аудиту, стосовно вимог сертифікації та сфери сертифікації;

б) аналізування, визнання і перевірку коригування і коригувальних дій для будь-яких суттєвих невідповідностей;

в) аналізування  і прийняття запланованих клієнтом коригувань і коригувальних дій щодо будь-яких несуттєвих невідповідностей.

Результати аналізування оформлюються Протоколом аналізування.

Інформація для надання первинної сертифікації.

Інформація, яку надає група з аудиту до ООВ для прийняття рішення щодо сертифікації,   охоплює:

а) звіти про аудит;

б) коментарі щодо невідповідностей і, де це застосовно, коригувань і коригувальних дій, запроваджених клієнтом;

в) підтвердження наданої до ООВ інформації, яку використовували під час аналізування заявки;

г) підтвердження того, що цілі аудиту виконані;

д) рекомендацію щодо надання або ненадання сертифікації, разом з будь-якими умовами або спостереженнями.

 

Прийняття рішення щодо сертифікації

Орган з сертифікації повинен забезпечити щоб особи або комітети, що приймають рішення щодо надання або відмови у сертифікації, розширення або скорочення сфери сертифікації, призупинення або поновлення сертифікації, скасування сертифікації та надання повторної сертифікації, відрізняються від тих, хто проводив аудит. Особа(и), призначена Наказом «Про призначення групи з аудиту  щодо проведення другого етапу сертифікаційного аудиту системи управління та особи, що буде приймати рішення щодо сертифікації» на прийняття рішення щодо сертифікації, повинна мати відповідну компетентність.

Особа(и), що призначена органом з сертифікації на прийняття рішення щодо сертифікації повинна бути співробітником ОВВ або повинна підписати договір, що має юридичну силу, з ОВВ або юридичною особою під організаційним контролем органу з сертифікації.

Рішення щодо видачі сертифіката на систему управління приймає особа, яка не приймала безпосередньої участі у аудитах.

У разі позитивного Рішення щодо видачі сертифіката на систему управління ООВ оформлює Сертифікат на систему управління встановленої форми, реєструє його у Реєстрі та видає сертифікат організації-клієнту.

Якщо ОВВ  не має можливості перевірити впровадження коригувань та коригувальних дій щодо будь-яких суттєвих невідповідностей протягом 6 місяців після останнього дня другого етапу аудиту, ОВВ повинен провести ще один другий етап аудиту перед наданням рекомендацій щодо сертифікації.

  Рішення про тип (повний або скорочений) схеми проведення повторної перевірки згідно з пропозицією групи з аудиту приймає особа за наказом.

За позитивними результатами цих робіт, ООВ оформлює Сертифікат на систему управління встановленої форми, реєструє його у Реєстрі та видає сертифікат організації-клієнту.

Умови користування сертифікатом визначаються Ліцензійною угодою.

 

Підтримування сертифікації

ООВ планує свою діяльність щодо наглядання таким чином, щоб на регулярній основі проводити моніторинг репрезентативних об’єктів і функцій, які охоплені сферою системи менеджменту, а також враховувати зміни у сертифікованого клієнта і його системи менеджменту.

ОВВ складає та надає клієнту для ознайомлення Програму наглядового аудиту.

 

Повторна сертифікація

Повторний сертифікаційний аудит повинен охоплювати аудит на місці і враховувати:

a) результативність системи менеджменту в цілому з урахуванням внутрішніх і зовнішніх змін та її постійної відповідності і придатності у сфері сертифікації;

б) продемонстроване виконання зобов'язань підтримувати результативність і поліпшувати систему менеджменту для того, щоб удосконалювати усі показники;

в) результативність системи менеджменту стосовно досягнення сертифікованим клієнтом   цілей та запланованих результатів відповідної системи менеджменту.

 

Розширення сфери сертифікації

ООВ, у відповідь на заявку щодо розширення сфери вже наданої сертифікації, повинен розпочати аналізування заявки і визначити будь-які дії щодо аудиту, необхідні для вирішення того, чи можна прийняти рішення щодо розширення сфери сертифікації, чи ні.

8.1.2 Розширення сфери сертифікації може бути проведено у поєднанні з наглядовим аудитом.

 

Призупинення, поновлення, скасування дії або скорочення сфери сертифікації

ООВ повинен призупинити сертифікацію у випадках, коли:

а) сертифікована система менеджменту клієнта постійно або суттєво не відповідає вимогам сертифікації, зокрема вимогам щодо результативності системи менеджменту,

б) сертифікований клієнт не дозволяє проводити наглядові аудити або повторні сертифікаційні аудити з необхідною періодичністю, або

в) сертифікований клієнт добровільно подав прохання щодо призупинення.

За відповідними діями ООВ оформлюються: Рішення про призупинення дії сертифіката.

Під час призупинення, сертифікація системи менеджменту клієнта є тимчасово недійсною.

ООВ указує в Ліцензійній угоді зі своїми клієнтами, що у разі призупинення, клієнт утримується від подальшого рекламування своєї сертифікації.

ООВ робить загальнодоступною інформацію про призупинений статус сертифікації.

Неспроможність розв'язати проблеми, які призвели до призупинення сертифікації протягом часу, встановленого ООВ,   зумовлює скасування або скорочення сфери сертифікації.

 Примітка. У більшості випадків призупинення не повинно перевищувати 6 (шість) місяців.

 ООВ   скорочує сферу сертифікації клієнта, щоб виключити частини, які не відповідають вимогам, якщо клієнт постійно або суттєво не відповідає вимогам сертифікації відносно цих частин сфери сертифікації.

Будь-яке таке скорочення повинно бути узгоджено з вимогами стандарту, що використовується для сертифікації.

При прийнятті Рішення про скорочення сфери сертифікації анулюється діючий сертифікат та видається новий зі скороченою сферою на термін дії попереднього сертифікату.

Якщо клієнт після призупинення сертифікації в термін до 6 місяців усунув   невідповідності та довів результативність своєї системи управління, ООВ Рішенням  про поновлення дії сертифіката продовжує сертифікацію на термін дії первинного сертифіката та повідомляє про це замовника. В іншому випадку ООВ приймає Рішення про скасування сертифіката та повідомляє про це замовника.